Incidencias en comunidades de propietarios: cómo ordenarlas
Revisado el · SLIA (slia.ai)
La respuesta corta
Todos los avisos entran por el mismo sitio y cada uno se convierte en una ficha con su finca, su tipo, su urgencia, un responsable y una fecha. Lo urgente se resuelve primero y se informa al presidente enseguida, como pide la Ley de Propiedad Horizontal. Y el vecino que avisó recibe un mensaje en cada cambio, para que no tenga que volver a llamar.
Los tipos de incidencias que llegan a una comunidad.
Casi todo lo que entra en un despacho de fincas cabe en unos pocos tipos. Ponerle tipo a cada aviso desde el principio sirve para tres cosas: saber a qué industrial llamar, ver qué se repite y contarlo en la junta.
| Tipo | Ejemplos | Quién suele resolverlo |
|---|---|---|
| Agua | Fugas, filtraciones, humedades, bajantes atascadas, garaje inundado | Fontanero; si hay daños, el seguro |
| Electricidad | Luz de escalera, portal o garaje; cuadro de zonas comunes | Electricista |
| Ascensor | Parado, ruidos, puertas que no cierran, persona atrapada | Empresa mantenedora del ascensor |
| Accesos | Puerta de la calle o del garaje, portero automático, mandos, cerraduras | Cerrajero o empresa de la puerta |
| Cubierta y fachada | Goteras, tejas sueltas, cornisas o trozos de fachada que se desprenden | Empresa de obras; según el caso, técnico |
| Limpieza, jardín y plagas | Limpieza mal hecha, riego, poda, cucarachas, ratas, palomas | Empresa contratada por la comunidad |
| Convivencia | Ruidos, uso de zonas comunes, mascotas, obras de un vecino | Administración y presidente; no es una reparación |
| Papeles | Recibos, certificados de deuda, copia del acta, cambio de titular | Administración; no es una avería, pero entra por el mismo sitio |
Qué es urgente y qué puede esperar.
Una regla sencilla: es urgente si hay riesgo para las personas o si el daño crece mientras esperas. Todo lo demás se programa. Tres niveles bastan para que todo el despacho clasifique igual.
| Nivel | Cuándo | Qué hacer |
|---|---|---|
| Urgente | Riesgo para personas o daño que crece: agua que cae, olor a gas, persona atrapada en el ascensor, chispas en un cuadro, trozos de fachada que caen, puerta de la calle que no cierra | Si hay riesgo para alguien, primero el 112 o el teléfono de urgencias de la compañía. Después, industrial de urgencia, aviso al presidente y, si hay daños, parte al seguro |
| Pronto | Algo no funciona pero no hay riesgo: ascensor parado sin nadie dentro, una zona sin luz, puerta del garaje atascada | Industrial habitual con fecha. Aviso a los vecinos afectados |
| Programado | Mantenimiento, desgaste, mejoras, presupuestos | A la lista de pendientes. Presupuesto y, si toca, a la junta |
Lo que dice la ley: el administrador tiene que disponer las reparaciones y medidas urgentes, dando cuenta enseguida al presidente o a los propietarios (LPH, art. 20.c) (se abre en otra pestaña). Las obras necesarias para conservar el edificio no necesitan acuerdo previo de la junta (art. 10.1.a) (se abre en otra pestaña), pero la junta tiene que ser informada de las medidas urgentes (art. 14.c) (se abre en otra pestaña).
Escríbelo antes de que pase
La lista de qué es urgente en cada finca, con los teléfonos de urgencia de cada industrial y quién tiene las llaves del cuarto de contadores, de la cubierta y del ascensor. A las once de la noche nadie tiene tiempo de buscarlo.
Quién avisa a quién.
Muchas llamadas repetidas vienen de no saber quién tenía que avisar a quién. Deja escrito el circuito y repártelo a los vecinos y a los industriales.
| Quién | A quién | Qué y cuándo |
|---|---|---|
| Vecino | Administración | Por un solo canal (teléfono, correo, formulario o WhatsApp de la administración): qué pasa, dónde, desde cuándo, una foto y cómo entrar |
| Presidente o conserje | Administración | Lo mismo que el vecino. Si lo arregla él, que también lo diga, para que conste |
| Administración | Industrial | Número de incidencia, dirección exacta, contacto para entrar, fotos y nivel de urgencia |
| Administración | Presidente | Las urgentes, en el momento. El resto, en un resumen periódico |
| Administración | Seguro | Los siniestros, como mucho en siete días desde que se conocen, salvo que la póliza dé más |
| Administración | Vecinos afectados | Cada cambio de estado: recibida, asignada, en curso y resuelta |
| Industrial | Administración | Cuándo va, qué ha encontrado, qué ha hecho, fotos y si hace falta presupuesto |
Si la avería está dentro de un piso, hay dos reglas de la ley que conviene recordar al vecino: cada propietario tiene que mantener en buen estado su piso y sus instalaciones, y responde de los daños que cause por descuido (art. 9.1.b) (se abre en otra pestaña), y tiene que dejar entrar para las reparaciones que necesite el edificio (art. 9.1.c y d) (se abre en otra pestaña).
El protocolo, en 7 pasos.
Sirve igual con un programa de fincas, con una hoja de cálculo o con una libreta. Lo importante es que todo el despacho lo haga igual.
- 01
Recoger en un solo sitio
Teléfono, correo, formulario y WhatsApp acaban en la misma lista. La llamada se apunta en el momento, no al final del día. - 02
Rellenar la ficha mínima
Finca y portal, piso, quién avisa y su teléfono, qué pasa, desde cuándo, fotos y cómo entrar (llaves, horario, quién abre). - 03
Poner tipo y urgencia
Con los tipos y los tres niveles de arriba. Si dudas entre dos niveles, elige el más alto. - 04
Juntar los avisos repetidos
Cinco vecinos que avisan de la misma fuga son una incidencia, no cinco. Se apuntan los cinco para avisarles a todos. - 05
Asignar responsable, industrial y fecha
Una persona del despacho se encarga de cada incidencia. El industrial, con fecha prevista. Sin fecha, no está asignada. - 06
Seguir y avisar
Cuatro estados: recibida, asignada, en curso y resuelta. Cada cambio, un mensaje a los vecinos afectados. - 07
Cerrar con pruebas
Parte o foto del industrial, factura, quién confirma que está bien y, si hubo siniestro, número de parte del seguro.
El seguimiento al vecino: cuatro mensajes.
El vecino vuelve a llamar cuando no sabe nada. Un mensaje corto en cada cambio de estado evita muchas de esas llamadas. Puedes copiar estos y adaptarlos:
| Estado | Mensaje |
|---|---|
| Recibida | «Hola, Marta. Hemos recibido tu aviso de la luz del rellano del 3.º. Lo tenemos apuntado con el número 2026-0412.» |
| Asignada | «Ya está asignado al electricista. Está previsto que pase el jueves por la mañana.» |
| En curso | «El electricista está en el edificio. Si necesita entrar en algún piso, te lo diremos antes.» |
| Resuelta | «La luz del rellano ya funciona. Si vuelve a fallar, contesta a este mensaje.» |
Dos consejos: escribe al vecino que avisó y a los afectados, no al grupo de toda la finca; y no pongas en esos mensajes nombres ni teléfonos de otros vecinos.
Seguros e industriales.
Seguro. La Ley de Contrato de Seguro pide comunicar el siniestro como mucho en siete días desde que se conoce, salvo que la póliza dé más (art. 16) (se abre en otra pestaña), y hacer lo razonable para que el daño no vaya a más (art. 17) (se abre en otra pestaña): cerrar la llave de paso, cortar la luz de esa zona, apuntalar. Esos gastos, si no son desproporcionados, los paga el seguro hasta el límite del contrato.
- Haz fotos antes de que el industrial toque nada, y después.
- Guarda la pieza rota y el parte del industrial: el perito los puede pedir.
- Si el daño viene de un piso, pide al vecino los datos de su seguro de hogar desde el primer día.
- Apunta en la ficha el número de siniestro y el nombre del perito.
Industriales. Una lista por finca y por tipo, con el industrial habitual, su teléfono de urgencias y lo que cubre su contrato de mantenimiento (ascensor, puertas automáticas, protección contra incendios, limpieza). Cuando llega una incidencia, la ficha ya dice a quién llamar.
El registro para la junta.
Si cada incidencia tiene su ficha, el informe para la junta sale solo. Y la junta tiene derecho a saber las medidas urgentes que se tomaron (LPH, art. 14.c (se abre en otra pestaña)).
| Columna | Para qué sirve |
|---|---|
| Fecha de entrada y de cierre | Ver cuánto se tarda y qué sigue abierto |
| Finca, portal y zona | Ver dónde se repiten las averías |
| Tipo y urgencia | Explicar en qué se va el dinero y el tiempo |
| Industrial y coste | Comparar industriales y preparar el presupuesto del año |
| Seguro y número de siniestro | Saber qué pagó el seguro y qué la comunidad |
| Estado y responsable | Que nada se quede sin dueño |
Lo más útil para la junta no es la lista entera, sino lo que se repite: si la misma bajante se ha atascado cuatro veces en un año, eso es una propuesta de obra para el plan de gastos, que prepara el administrador (art. 20.b) (se abre en otra pestaña).
Errores típicos.
- Avisos en cinco sitios: el móvil de una persona, el correo de otra, el WhatsApp del presidente… Lo que no está en la lista no existe.
- Todo es «Otros»: sin tipo no se sabe a quién llamar ni qué se repite.
- Asignar sin fecha: «ya está avisado el fontanero» no le dice nada al vecino.
- Cerrar sin confirmar: el industrial dice que está hecho y el vecino dice que sigue igual.
- Dar parte tarde al seguro: el plazo legal es corto y las fotos del primer día no se pueden hacer después.
- Contestar en el grupo de vecinos: se pierden los datos de la incidencia y se exponen los de los vecinos.
¿Puede el administrador encargar una reparación urgente sin esperar a la junta?
Sí. La Ley de Propiedad Horizontal le encarga disponer las reparaciones y medidas urgentes, dando cuenta enseguida al presidente o a los propietarios (artículo 20.c). Después, la junta tiene que ser informada de esas medidas (artículo 14.c).
¿Hace falta acuerdo de la junta para las obras de conservación?
No para las necesarias. Las obras necesarias para conservar el edificio y sus instalaciones comunes, y las de seguridad, habitabilidad y accesibilidad que marca la ley, son obligatorias y no necesitan acuerdo previo (artículo 10.1.a). Las demás obras y sus presupuestos los aprueba la junta (artículo 14.c).
Si la fuga viene de un piso, ¿quién la paga?
Depende de dónde esté la avería. Si está en la instalación de un piso, conservarla es cosa de su propietario, que responde de los daños que cause por descuido (artículo 9.1.b). Si está en una instalación común, como una bajante, es de la comunidad. Cuando no está claro, lo suele aclarar el perito del seguro.
¿Un vecino tiene que dejar entrar al fontanero en su casa?
Sí, si la reparación la necesita el edificio. La ley obliga a cada propietario a consentir en su piso las reparaciones que exija el servicio del inmueble y a permitir la entrada, con derecho a que la comunidad le pague los daños que le causen (artículo 9.1.c y d).
¿Cuánto tiempo hay para dar parte al seguro?
La Ley de Contrato de Seguro da un máximo de siete días desde que se conoce el siniestro, salvo que la póliza dé más (artículo 16). Además, hay que hacer lo razonable para que el daño no vaya a más (artículo 17).
¿Necesito un programa para llevar las incidencias?
Para empezar, no. Una hoja de cálculo compartida, un solo canal de entrada y los estados de esta guía ya ordenan mucho. Un programa ayuda cuando son muchas fincas, varias personas en el despacho o muchos avisos repetidos.
Fuentes oficiales
Consultadas el 6 de octubre de 2026. Si una norma cambia, manda lo que diga la fuente.
- Ley 49/1960, de Propiedad Horizontal (texto consolidado, BOE)
- LPH, artículo 9: obligaciones de cada propietario
- LPH, artículo 10: obras obligatorias sin acuerdo previo
- LPH, artículo 14: lo que corresponde a la junta de propietarios
- LPH, artículo 20: funciones del administrador
- Ley 50/1980, de Contrato de Seguro, artículo 16: comunicar el siniestro
- Ley 50/1980, de Contrato de Seguro, artículo 17: aminorar las consecuencias